🛑 Anleitung: Umgang mit verdächtigen E-Mails von bekannten Absendern

Manchmal wirken E-Mails auf den ersten Blick vertrauenswürdig, weil sie von einer bekannten Person oder Firma stammen – dennoch können sie gefälscht oder durch gehackte Postfächer verschickt worden sein. In solchen Fällen ist besondere Vorsicht geboten.

1. Nichts anklicken oder öffnen

• Keine Links, Anhänge oder Dateifreigaben (z. B. OneNote, OneDrive, SharePoint) öffnen.

• Keine Kennwörter oder Anmeldedaten eingeben.

• Auch keine Makros aktivieren oder „Zugriff erlauben“ klicken.

2. Prüfen, ob der Inhalt plausibel ist

• Stelle dir folgende Fragen:

  • Würde diese Person mir normalerweise so eine Datei oder Freigabe schicken?

  • Passt der Inhalt zum üblichen Arbeitskontext?

  • Ist die Sprache oder Schreibweise ungewöhnlich? (z. B. Englisch, seltsame Formulierungen, Druck zur Eile)

3. Absender über separaten Kanal kontaktieren

• Rufe den Absender telefonisch an oder schreibe ihm separat (neue Mail, nicht „Antworten“).

• Frage kurz nach, ob er diese Mail wirklich gesendet hat.

• Verwende niemals die Antwortfunktion oder Kontaktinformationen aus der verdächtigen E-Mail.

4. Verdacht an IT melden

• Leite die E-Mail nicht direkt weiter!

• Erstelle stattdessen einen Screenshot der Nachricht (Absender, Betreff, Uhrzeit sichtbar).

• Sende den Screenshot und eine kurze Beschreibung an:
  📧 it@concept-family.de

• Die IT prüft die Echtheit und informiert, ob weitere Schritte notwendig sind.

5. E-Mail löschen

• Nach Rückmeldung oder eindeutiger Einschätzung:

  • E-Mail löschen,

  • auch aus dem Papierkorb entfernen.

• Sollte sie bereits geöffnet worden sein, sofort die IT informieren, damit überprüft werden kann, ob ein Sicherheitsrisiko besteht.

6. Beispiel für typische Anzeichen

• Freigaben von bekannten Kontakten mit Text wie „Dokument geteilt“ oder „Bitte Datei öffnen“.

• Aufforderung zur Anmeldung auf einer externen Seite.

• Unerwartete Rechnungen, Zahlungsaufforderungen oder Dokumente.

Kurz gesagt

Selbst wenn der Absender bekannt ist:
Erst denken – dann klicken!

Im Zweifel immer: nicht öffnen, IT informieren, löschen.